Leading da remoto: una guida pratica

Qualche consiglio su come gestire un team eterogeneo da remoto e continuare ad essere produttivi come prima se non di più.

L’argomento smartworking è da un po’ di mesi giunto alla ribalta per ovvie ragioni dovute alla pandemia che stiamo vivendo.

Molti manager nostrani (sich!) si preoccupano perché non possono controllare le risorse del proprio team ed assicurarsi che tutti lavorino. Molti purtroppo non hanno ancora la più pallida idea di come creare un buon ambiente di lavoro remoto.

Inizio col dire che il lavoro a distanza può essere (e nei fatti è) molto produttivo ma a patto di ripensare l’ambiente di lavoro, alcuni strumenti di collaborazione, alcune cerimonie.

Qui vorrei semplicemente fornire qualche spunto di riflessione e qualche consiglio: le realtà lavorative ed organizzative sono molto diverse tra di loro, quindi prendete queste righe come una semplice traccia che vi aiuti a ripensare ai rapporti nel vostro team e - in alcuni casi - al workflow.

Creare la fiducia

Ovviamente la base necessaria per il lavoro in team è la fiducia. Questo vale anche quando il tuo team è fisicamente vicino ed è il motivo per cui - in questi mesi - mi sono stupito nel vedere quanti team leader fossero privi delle soft-skill necessarie per svolgere quel ruolo.

Il paradigma da seguire non è “paghiamo le persone perché siano (o sembrino) occupate” ma è “paghiamo i collaboratori per risolvere problemi e portare a compimento i progetti”.

Come si crea la fiducia

In co-location la fiducia si crea spesso a caso grazie ad interazioni che non è possibile avere da remoto ed è il motivo per cui pochi team leader e/o manager se ne preoccupano di solito: una battuta scambiata alla macchinetta del caffè, una discussione su una tecnologia, la condivisione (per caso) di un metodo di lavoro e così via.

Il metodo migliore per creare fiducia è il ricorso ai one-to-one.

Una riunione individuale ti permette di avere uno spazio in cui il tuo collega possa aprirsi e condividere:

  • le proprie frustrazioni ed i suoi suggerimenti;

  • lo stress, il suo morale e quanto i membri del team siano coinvolti in un progetto.

Per il team leader, invece, il one-to-one è un’ottima occasione per:

  • riconoscere i successi del collaboratore;

  • fissare obiettivi;

  • creare senso di responsabilità;

  • aiutare i membri del team a crescere personalmente e professionalmente;

  • mitigare problemi futuri.

Per ottenere tutto questo, è necessario creare uno spazio in cui il membro del team si senta in grado di essere completamente trasparente e libero di parlare di come si senta in relazione ai progetti e agli altri membri del team. Diversamente non se ne cava un ragno dal buco.

Per approfondire l’argomento vi rimando a qualche podcast dedicato al team leading dove troverete un sacco di materiale a tal proposito:

Concentrarsi sulle cose giuste

Il dubbio da porsi non deve essere se le persone lavorino, ma se lavorino sulle cose giuste: se Andrea sta lavorando da 15 giorni all’ottimizzazione di una funzione quasi inutile che stavi pianificando di tagliare tra un mese, il problema si mostra in tutta la sua forza.

Qui la soluzione migliore per tenere sempre il team allineato ed evitare di diventare il collo di bottiglia (capita quasi in ogni azienda, se c’è un accentratore) è: condividere gli obiettivi comuni con la squadra assicurandoti che ognuno capisca le specifiche di ciò che deve fare. Si tratta in pratica di passare da un approccio imperativo ad uno dichiarativo.

Comunicare spesso

Questo vale in generale per ogni membro del team al fine di essere molto più utile per la squadra. Per un team leader vale ancora di più.

Con un team distribuito geograficamente, le possibilità che qualcuno inizi a sentirsi distaccato dal resto dell’azienda crescono notevolmente. E’ importante sentirsi parte integrante di un obiettivo comune.

Una piccola newsletter settimanale o un piccolo podcast privato possono essere strumenti molto potenti per sentirsi parte di una squadra più grande: si potrebbe ad esempio condividere pensieri su eventi all’interno dell’azienda o dell’importanza delle revisioni dei lavori e di come farle in modo costruttivo.

Creare un wiki

In co-location spesso (purtroppo) la conoscenza viene tramandata come l’Odissea: attraverso la tradizione orale.

Con un team distribuito geograficamente questo approccio non può funzionare (beh, sarebbe da evitare anche in co-location). La fortuna è che ci sono un sacco di strumenti per creare documentazione: Confluence, MediawikiDokuWikiTikiWiki, etc.

La cosa più importante è evitare le chat per la documentazione, essere assertivi e coltivare il dono della sintesi: nessun membro del team deve essere costretto a sorbirsi 27 pagine di log di una chat per scoprire che abbiamo deciso di passare a Python per il progetto X.

Ci sarebbe tanto altro da scrivere, ma per il momento mi premeva mettere in ordine questi pochi pensieri frutto di cose lette e di esperienze passate. Spero sia utile non solo a me.